メールの整理整頓は重要です・・・・

シニアこそメールの整理Gmail

メールをやり取りしていると、

友達や親戚から送られてくるメール、

それに毎回楽しみにしている各種のメールマガジンなど、

「受信トレイ」や「送信済みアイテム」などの

フォルダーに入ってくるメールの数は増える一方です。

 

それは今や電子メールが、

インターネットを使う上でなくてはならぬツールになっていて、

毎日のようにやりとりするものだからです。

 

しかしメールを頻繁に利用するようになると、

あなたのパソコンの郵便受けとも言える

「受信トレイ」や「送信済みアイテム」などが

メールですぐにいっぱいになってしまいます。

こうなってくると、

どこに何のメールがあるのか探し出すのも大変ですし、

メールをひとつひとつ整理していくのも時間がかかってしまいます。

 

また、受信したメールは、

削除しない限りパソコンの

ハードディスクの容量を圧迫していきます。

 

最近のパソコンはハードディスクの容量も大きくなり、

文字ばかりのメール(テキストメール)

であればデータの容量も小さく、

ハードディスクにもそれほど影響を与えませんが、

HTMLメールで画像や動画付きのメールマガジンなどを

たくさん貰うようになると、

瞬く間にハードディスクの容量を圧迫してしまいます。

 

だからこそ、メールデータもしっかり整理することが

必要になります。

メールの整理整頓は重要です。断捨離をやろう。

あなたの受信トレイの中に残っているいちばん古い

メールは何年前のものですか。

そしてそれは今でも必要なメールですか。

 

いつ捨てるのですか。

何を捨てるのですか。

受信トレイは放置しておくとほぼ無限に増え続けます。

 

不要なメールが多ければ多いほど、

重要なメールが埋もれてしまいます。

いろんな整理術がありますが「鉄則」は・・・・

「受信トレイにメールを残さない」

これがもっとも大事かもしれません。

メールの保存期間を決めること。

つまりメールの廃棄ルールをつくることです。

 

たとえば、3カ月・半年などと期間を決めて、

それを超えたものは削除するなど・・

長期間保存が必要なものは専用保存フォルダを別に作る。

 

そんなときには、受信トレイの下に新しくフォルダーを作成して、

メールを分類してみましょう。

メールの内容や差出人ごとに分類して保存しておくと便利です。

新しいフォルダーの作成方法

受信トレイの画面 → 左ペインの受信トレイを選択 →

右クリックからフォルダーの作成をクリック →

受信トレイが選択されているのを確認の上、

上部の窓に分類用のフォルダー名を入力 →OKをクリック

まとめ・・・

これで受信トレイのなかに

新しいフォルダーが出来たので

保存しておきたい

メールをドラッグします。

 

不要なメールは削除し、

必要なメールは上記のように保存用フォルダーに

動させると受信トレイの中はいつもガラガラですから

メールで埋もれてしまって見逃した!!

というようなミスはなくなりますね。