シニアこそメール(Gmail)の整理をしっかりと・・・・

シニアこそメールの整理

メールをやり取りしていると、友達や親戚から送られてくるメール、それに毎回楽しみにしている各種のメールマガジンなど、「受信トレイ」や「送信済みアイテム」などのフォルダーに入ってくるメールの数は増える一方です。

それは今や電子メールが、インターネットを使う上でなくてはならぬツールになっていて、毎日のようにやりとりするものだからです。

しかしメールを頻繁に利用するようになると、あなたのパソコンの郵便受けとも言える「受信トレイ」や「送信済みアイテム」などがメールですぐにいっぱいになってしまいます。

こうなってくると、どこに何のメールがあるのか探し出すのも大変ですし、メールをひとつひとつ整理していくのも時間がかかってしまいます。

また、受信したメールは、削除しない限りパソコンのハードディスクの容量を圧迫していきます。

最近のパソコンはハードディスクの容量も大きくなり、文字ばかりのメール(テキストメール)であればデータの容量も小さく、ハードディスクにもそれほど影響を与えませんが、HTMLメールで画像や動画付きのメールマガジンなどをたくさん貰うようになると、瞬く間にハードディスクの容量を圧迫してしまいます。

だからこそ、メールデータもしっかり整理することが必要になります。

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メールは廃棄すべきものと考える。俗にいう断捨離ですね。

あなたの受信トレイの中に残っているいちばん古いメールは何年前のものですか。そしてそれは今でも必要なメールですか。

いつ捨てるのですか。何を捨てるのですか。受信トレイは放置しておくとほぼ無限に増え続けます。

不要なメールが多ければ多いほど、重要なメールが埋もれてしまいます。

いろんな整理術がありますが「鉄則」は・・・・

「受信トレイにメールを残さない」これがもっとも大事かもしれません。メールの保存期間を決めること。つまりメールの廃棄ルールをつくることです。

たとえば、3カ月・半年などと期間を決めて、それを超えたものは削除するなど・・長期間保存が必要なものは専用保存フォルダを別に作る。

そんなときには、受信トレイの下に新しくフォルダーを作成して、メールを分類してみましょう。メールの内容や差出人ごとに分類して保存しておくと便利です。

新しいフォルダーの作成方法

受信トレイの画面 → 左ペインの受信トレイを選択 →

右クリックからフォルダーの作成をクリック →

受信トレイが選択されているのを確認の上、上部の窓に分類用のフォルダー名を入力 →OKをクリック

まとめ・・・・

これで受信トレイのなかに新しいフォルダーが出来たので保存しておきたい

メールをドラッグします。

不要なメールは削除し、必要なメールは上記のように保存用フォルダーに移

動させると受信トレイの中はいつもガラガラですからメールで埋もれてしま

って見逃した!!というようなミスはなくなりますね。

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